1. Identifiez vos priorités
Chaque matin, définissez quelles sont les trois tâches les plus importantes de votre journée et établissez leur priorité. Elles deviendront votre unique but. Exécutez-les au plus vite, de préférence en début de journée si votre emploi du temps s’y prête.

Vous aurez ainsi l’esprit tranquille pour le reste de la journée et accomplirez plus efficacement les tâches secondaires avec lesquelles vous ferez le même exercice une fois les tâches prioritaires accomplies. Cela fonctionne aussi pour vos besognes hebdomadaires et mensuelles.

2. Notez tout
Notre cerveau n’est pas programmé pour recevoir toutes les informations qui s’accumulent minute après minute. Coucher sur papier tout ce qui vous passe par la tête vous aidera à la vider, faisant ainsi de la place pour de nouvelles pensées.

Vos idées, tâches et projets doivent donc être notés dans un carnet que vous transporterez toujours avec vous. Classez-les autant que possible en les rangeant sous forme de listes, et en les détaillant autant que possible.

Ce premier pas vous fera sans doute réaliser l’ampleur de certaines actions, ou au contraire de la facilité déconcertante que vous aurez à les rayer de votre bloc-note. Le plus important ? Fini les oublis ! Un coup d’oeil dans une de vos listes et le tour est joué !

3. Agissez
Quand vous vous attelez à une tâche, concentrez-vous sur celle-ci et ne vous laissez pas distraire. Votre priorité prime sur tout le reste, à moins d’une urgence. Dans le cas contraire, notez dans votre carnet la nouvelle activité à accomplir.

Gérer plusieurs dossiers en même temps multiplie les risques d’erreurs et augmente le niveau de stress. Changer d’outils et de projets demande toute une gymnastique mentale qui fatigue inutilement le cerveau.

4. Traitez efficacement
Consultez vos boîtes électroniques et vocales avec parcimonie. Établissez des plages horaires que vous consacrerez à la relève des messages et tenez-vous-en. Comme expliqué précédemment, l’esprit se remet difficilement des changements de contextes incessants.

Prenez ensuite quelques secondes pour décider comment traiter chaque missive. On supprime si cette information est inutile, on transfère quand elle ne nous est pas destinée, on délègue si c’est possible, on classe si c’est pertinent (mais que cela ne nécessite pas de réponse), on l’ajoute à sa liste si une tâche est à accomplir et finalement on traite si, et seulement si, l’action prend moins de deux minutes.

5. Rangez
« Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place », vous a-t-on certainement martelé depuis l’enfance. Classez immédiatement chaque document ou objet pour éviter de les jeter dans un éternel amas nommé Divers. Ne vous éparpillez pas dans trop de piles différentes, le risque étant de perdre du temps à sous-catégoriser.

Si votre environnement est envahi de parasites, il ne sera pas propice au travail et ces précieux conseils n’auront alors servi à rien !