Assise à son bureau, Myriam envoie un texto pendant que sa secrétaire lui transmet ses derniers messages. Devant elle, son ordinateur lui montre simultanément ses comptes Facebook, Twitter et courriel. Le téléphone sonne et elle le prend, en croquant dans sa pomme.

Cerveau monotâche

Myriam pourrait gérer l’univers, me diriez-vous? Non, Myriam perd royalement son temps en plus de se magasiner un petit épuisement professionnel.

On aime faire 89 choses à la fois, pas parce qu’on est plus productif (en fait, on l’est moins) mais plutôt parce qu’avoir l’impression de pouvoir tout faire simultanément nous satisfait émotionnellement: on se sent invincible. De plus, de l’extérieur, on a l’air super efficace. Pourtant, dans les faits, les tâches mettent plus de temps à être accomplies et on se sent constamment débordé.

Le cerveau humain n’est pas fait pour effectuer plus d’une opération à la fois. Quand on multiplie les actions en apparence simultanées, l’attention de notre cerveau passe en fait rapidement d’une tâche à l’autre, sans véritablement traiter l’information. On pense qu’on fait tout alors qu’on ne fait rien.

À chaque action son moment

La solution ? D’une simplicité rare, connue de tous et souvent répétée par nos mères pendant nos jeunes années : faire une chose à la fois.

Comment est-ce possible de ne cibler qu’une tâche alors qu’on est conditionné à en gérer huit ? En se faisant des listes, un horaire et en revoyant la gestion de ses communications.

Premièrement, on doit identifier les moments de la journée où on se sent plus motivé et ceux où on manque d’énergie. Ces moments seront, grosso modo, les mêmes chaque jour. Ainsi, on peut prévoir les tâches qui nécessitent plus de concentration dans les plages où on a le plus d’énergie (généralement le matin) et celles qui requièrent moins d’attention dans les périodes creuses.

Ensuite, on prévoit des moments précis dans la journée pour nos retours de courriels et d’appel. Au début, il sera important d’avertir ses collègues. Si ces derniers sont habitués à ce qu’on réponde à leur courriel dans la minute et qu’ils se retrouvent soudainement sans réponse pendant des heures, ils se questionneront. Changer son message vocal en indiquant les périodes durant lesquelles les retours d’appels seront effectués est aussi un bon moyen d’avertir les clients. En dehors de ces plages, votre attention sera consacrée à autre chose.

Les pauses sont importantes. Elles permettent de décrocher et de se divertir. Si on se concentre à fond sur la tâche pendant le boulot, on doit décrocher complètement pendant la pause. On laisse le cellulaire à son bureau et on pense à autre chose.

Afin d’accomplir ses tâches le plus efficacement, on peut se faire une liste détaillée des trucs qui seront à faire pour le lendemain. Une liste réaliste dont les éléments sont classés en ordre de priorité aidera à visualiser sa journée. Ensuite, on place les tâches dans son horaire et le tour est joué.

En naviguant sur Internet, on n’ouvre qu’une seule fenêtre à la fois. C’est le temps de retourner ses courriels? Seule la boîte de courriel est ouverte. C’est le moment de mettre en ligne un billet de blogue ? Seul le tableau de bord du blogue est ouvert.

Le cerveau humain peut s’arranger pour qu’on puisse respirer et marcher simultanément. Pour le reste, il faut lui donner un coup de pouce, accepter qu’on ne soit pas un ninja en écoutant sa maman.